在設備全過程管理的各個環節中，有許多共性的屬于基礎性的工作，一般通稱設備管理基礎工作。這些工作得以認真、順利的實施，無疑會提高企業設備管理與維修工作的質量與效率。
設備管理基礎工作主要包括設備原始憑證管理、設備數據管理、設備定額管理、設備檔案管理和設備規章制度管理等5個方面，現分述如下。
一、設備原始憑證管理
1、設備原始憑證管理的含義
在設備管理工作中，用一定格式記載設備經濟、技術活動實際狀況的記錄，以及規定相關單位或人員責任的書面材料，稱設備管理原始憑證。
2、設備原始憑證的分類及其基本要求
設備原始憑證分為以下兩類。
⑴契約式憑證。一般為當事雙方（多方）就設備工程某項工作達成的合作性書面約定，作為各方履行責任或判定違約的依據。例如：設備訂貨合同、設備發運裝箱單、設備招標采購委托書、設備技術改造協議書、設備資產保險議定書等。
對這類憑證的規范性要求包括以下方面。
①約定各方的基本情況。例如：單位名稱、地址、法人代表、營業許可證號碼、開戶銀行及賬號等。
②明確約定的主旨內容，即各方協議設備項目范圍，包括設備技術性與業務性要求。
③履行約定的交易金額與時間期限。
④各方的經濟責任，包括付款形式和違約賠付等。
⑵記錄式憑證。主要指技術性憑證，它是用于記載設備在不同時段的性能（程度）和運行狀況，以及主要工作完成情況，作為總結、檢查工作與分析問題以及明確責任的依據。例如：設備到貨開箱驗收記錄、設備安裝調試驗收單、設備維護（含一、二級保養與潤滑）記錄、設備事故鑒定書、交接班記錄表、設備大修理完工報告等。
對這類憑證的設置要求包括以下方面。
①滿足需要。即根據設備管理實際工作需求程度，確定其設置憑證種類的多少與繁簡。但有些項目是必須包括的。例如：主體情況（設備編號、名稱、規格型號等）；主體內容（記載主要事項）；必要的附則（憑證印制單位、填寫單位、責任人、填寫日期等）。
②簡明適用。憑證、單據內容、格式清楚明了，便于填寫與流轉。
③科學規范。即設置目的與填寫要求明確；保證填寫內容真實、準確；規定保存時效期（終生、長期、短期）；責任者應簽字負責。
3、企業常用的管理憑證
企業設備管理常用的憑證按不同的管理階段主要包括以下19種，有時還會派生出若干種。
⑴設備管理前期，主要有以下5種憑證。
①設備配置可行性分析報告審批單。
②設備訂貨合同。還可能包括：訂貨前的選型招標委托書與中標通知書；運輸合同及相關保險單據；設備監造合同等。
③設備到貨開箱驗收記錄。還可能涉及設備質量與數量不符的索賠記錄等。
④設備安裝調試驗收單，應包括設備性能、精度、負荷各項測試數據。還可能涉及委托安裝合同。
⑤設備資產賬目與卡片，企業設備管理部門、設備使用部門和企業資產或財務部門均應設置。
⑵設備管理使用期，主要有以下12種憑證。
①設備運轉情況記錄。應包括運轉狀況、故障情況和停機時間等項。對于多班連續運轉的設備，應注明操作責任者，并履行交接班手續。
②設備日常狀態檢查記錄單（設備日常點檢卡）。
③設備一、二級保養記錄單。
④設備靜密封點泄漏檢查記錄單。
⑤重要設備定期性能（精度）測試記錄。可能涉及委托測試合同。
⑥重要設備潤滑與換油記錄單。
⑦設備大修理任務書。可能涉及委托修理合同。
⑧設備大修理完工驗收單。應包括設備性能（精度）測試記錄和修理費用支出明細。
⑨設備技術改造批準書。可能涉及委托技術改造協議書。
⑩設備技術改造完工驗收單。應包括設備性能測試記錄和支出費用明細。
⑩＋①設備事故報告單。可能涉及設備事故發生后的技術鑒定報告和修復后的驗收單（包括修復費用明細）。
⑩＋②設備封存（啟用）單。
⑶設備管理后期，包括以下兩種憑證。
①設備轉讓合同。還可能涉及設備性能（精度）技術鑒定報告和設備資產價值評估報告。
②設備報廢單。可能涉及設備報廢技術鑒定報告。
4、設備原始憑證管理要點
設備原始憑證的設置與利用其目的是充分依據所反映的實際狀況，做好分析和總結工作，不斷提高企業設備管理水平。為此，原始憑證管理應達到以下要求。
⑴原始憑證管理應制度化。規定原始憑證填寫、收集、整理、分析、處理、歸檔的程序與責任者。其中重要環節是分析憑證顯示的設備技術狀態和應繼續采取的措施。
⑵原始憑證管理應持之以恒。憑證記錄的情況需要經過一段時間的積累，才能得出規律性的結論，才能確定其發展趨勢。另外，對契約類憑證也應適時保存。
⑶原始憑證管理應是動態的。對已設置的管理憑證應使其相對穩定，但也不是一成不變的。經過一段時間的使用，就應進行總結、分析、予以調整、完善。
二、設備數據管理
1、設備數據的含義
在設備物質形態運動和價值形態運動過程中，用于統計、計算、管理和科學研究、技術設計、經濟核算、經營決策所依據的各種數據，稱設備數據。
數據又分為管理數據和技術性數據。例如：設備擁有量、設備利用率、設備技術參數（電動機轉速、鍋爐噸位等）。
2、數據管理程序
企業根據設備構成的特點和管理工作的實際需要，確定各類數據管理的范圍，列出數據明細。數據管理程序一般包括以下4項內容。
⑴數據收據。通過各種手段，將分布于原始憑證、工作記錄、文件材料中的有關設備管理的數據，按規定的路線進行分類匯總。
⑵數據存儲。數據存儲是隨著時間推移而積累的，可供長期使用。存儲方式可以是賬冊或計算機軟盤。
⑶數據處理。對所存儲的有時效期的數據，要定期進行清理和更改。例如：設備擁有量、設備資產凈值等。
⑷數據顯示。數據管理的目的是供職能部門工作人員或負責人及時根據設備數據做出工作安排。為了便于上述工作，數據管理者應定期將統計、計算的數據以一定方式（例如報表或計算機網絡）提供應用。
3、常用的設備管理數據
⑴統計數字
①全部設備擁有量和分類設備擁有量，以及各設備使用部門擁有量。
②設備資產總原值與當期資產凈值。
③年度設備折舊總額與當期設備折舊總余額。
④年度設備維修費用總額和備件占用資金占用額。
⑤閑置設備臺數及其資產凈值。
⑥年度設備事故及其經濟損失費用總額（含修復費用與停產損失費用），其中重大設備故障次數和特大設備事故次數。
⑵計算數率
①設備利用率。
②設備故障停機率。
③設備靜密封點泄漏率。
④設備修理費用支出水平。不同行業不同的計算方法，可以計算萬元產值維修費（元/萬元），也可以計算單位產品產量維修費（元/t）。
⑤外委設備修理費占有率。
⑥設備凈資產收益率。
4、數據管理的作用與要求
⑴數據管理的作用
①完整的設備管理數據可以是企業各級管理者對企業（部門）的設備資產總體情況有明確的認識，做到心中有數，并依次開展工作。
②數據管理可以成為一種管理手段，促進專項工作的提高。例如，企業確定設備管理經濟指標，可以促進設備的有效利用和節約費用。
③數據對比、分析是總結工作經驗的好方法，它直觀、具體，有說服力。
⑵數據管理的基本要求：
①要建立科學的數據管理程序，使數據收集、統計、分析的流程高效、暢通。
②要采取各種措施，保證統計、計算的數據準確無誤。
③要明確專人負責設備數據的分析工作，要定期擬出分析報告，指出設備管理工作存在的問題及改進意見。
④認真開展設備管理經濟技術指標的考核工作，考核要與部門效益與職工利益掛鉤，形成激勵與約束機制。
三、設備定額管理
1、設備定額的含義
在單位時間內和規定的生產條件下，在設備使用、維護、修理和改造等活動中，完成規定任務所消耗的物化勞動（原料、備件、動力、工具等）和活勞動（各種工作人員工時費用）的數量標準，稱設備定額。定額標準隨生產條件變化而修訂。
2、設備定額管理的意義
由于設備結垢與工作原理的差別，以及使用、維護、監測和修理等工作的不同程度，均給管理帶來難度。為了使工作水平得到提高，就要盡量實行細化管理、量化管理，對設備管理與維修工作不能只有定性要求，還應盡量完善各項工作定額，做到定額考核。
對冶金、石油化工和電業等行業制定設備檢修獎勵辦法時，其中一個重要依據，即這3個行業有詳細、準確的設備修理時間定額和維修材料消耗定額可供參考。
3、設備定額管理的工作任務
⑴依據國家相關規定和社會平均水平，結合企業具體情況，制定設備管理與維修各項工作的消耗定額。
⑵逐步推行設備操作工、維修工等職能人員執行定額標準，并開展考核工作。
⑶認真統計各項定額在執行中的實際消耗水平，并分析原因。
⑷定期修訂定額標準，促進工作效率提高和資源節約。
4、設備管理與維修定額考核范圍
多數企業考核設備管理與維修工作的定額主要有9項：設備維護時間定額、設備維護費用定額、設備大修理停機時間定額、設備修理鉗工電工等工時定額、設備修理材料消耗定額、設備大修理費用定額、備件儲備定額、備件資金占用定額、企業年度設備維修費用支出定額。
四、設備擋案管理與資料管理
1、檔案的含義
1987年全國人大常委會通過的《中華人民共和國擋案法》將檔案定義為：是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
對設備擋案而言，則是指在設備管理全過程中（即從設備選型、購置或設計、制造、經過使用、維護、監測、修理和改造，直至轉讓或報廢的整個過程）設計的經濟、技術活動中各種有保存價值的憑證、記錄、圖紙、圖片以及計算機存儲的資料。
2、設備檔案管理的意義
積極、認真開展企業設備管理，有利于提高設備管理工作水平，具體體現在以下6個方面。
⑴完整、系統的擋案管理，有利于實現對設備的全過程管理。
⑵經常性對檔案材料中的技術資料的系統分析與比較，有利于確定設備故障發生發展的規律，便于及時排除。
⑶對設備運行狀況和維修工作的跟蹤，有利于適時進行設備技術改造或更新工作。
⑷通過階段性對擋案材料難得重閱和分析，有利于總結設備管理工作的經驗和不足，不斷提高工作效率。
⑸科學的檔案管理，有利于企業設備管理工作的連續性，不因機構、人員調整與變動而中斷。
⑹擋案材料的妥善保管，有利于與相關單位的業務往來和協作，可以維護自己的合法權益。
3、設備檔案管理的基本要求
鑒于擋案材料包括大量原始憑證、合同協議、技術文件和工作記錄等失之不可復得的材料，所以對檔案管理必須有嚴格的要求。主要包括以下4項。
⑴建立設備擋案管理的規章制度、明確檔案管理內容明細和擋案收集、整理、保管、利用以及銷毀的程序與要求。
⑵企業應設主檔案室和專職管理人員，并采取有效措施防火、防盜、防潮、防蟲蛀鼠咬，以及保密等要求。
⑶企業擋案應原則上實行單臺設備（或生產線）檔案按一定的格式裝訂成冊，并建立編號。
⑷嚴格規定擋案材料不許借出檔案室查閱。非保密材料可以復印利用。
4、設備擋案的內容
設備檔案內容（目錄）明細除應包括本文前述所列各種原始憑證外，還應包括以下各種材料。
⑴設備管理前期設計的材料：
①訂貨裝箱單（除主機、備件清單外，還應包括圖紙、資料、附件、專用工具、特種潤滑油和地腳螺釘等明細表）。
②設備出廠合格證及出廠性能（精度）檢驗記錄。
③自治設備的圖紙和技術說明書等。
④設備基礎及管線設計、施工圖紙。
⑤購置設備的原始資料。
5、設備資料管理內容
設備管理除應對擋案材料實行嚴格管理外，還應對工作中不可缺少的各種設備管理、技術資料予以配備、管理與應用。
⑴設備綜合管理主要資料明細：
①國家、行業、地區有關設備管理的法規與文件。
②企業設備管理工作規劃和年度工作計劃與工作總結。
③企業設備管理規章、制度。
④企業設備資產管理經濟技術狀況年報。
⑤企業設備重大項目的請示與批準意見。
⑵設備資產管理與技術工作主要資料明細：
①設備分類目錄與標號規則。
②通用設備操作、維護、檢修規程。
③設備潤滑手冊（含進口潤滑油品與國產油品對照表）。
④設備修理復雜系數手冊。
⑤設備修理技術標準。
⑥設備備品配件（機械、電氣、液壓、氣動等種類）手冊，含進口軸承、元件與國產配件規格對照表。
⑦設備產品樣本。
⑧設備外委監測、修理價格表。
五、設備規章制度管理
在改革開放的形勢下，國家加強法制建設，推行依法治國。同樣，在各企業事業單位也必須加強制度管理，建立、建全設備管理的各項規章制度，使設備管理與維修工作有序開展。
1、企業應制定、完善設備管理規章制定
⑴綜合性管理制度。根據國家、行業、地區有關設備管理的法律、法規和規章，結合企業的實際狀況，制定《企業設備管理工作制度》，提出總體要求。
⑵重點分項管理制度。對內容較多的設備管理工作應制定分項管理制度，主要可以有4種。
①設備前期管理制度。主要內容包括：設備規劃、立項、論證、配置（選購、制造、租賃）、安裝和驗收等項經濟技術要求。
②設備潤滑制度。應包括潤滑管理與技術工作各項要求。
③備件管理。應包括備件儲備原則與定額，備件訂貨與保管，以及備件資金占用等項要求。
④設備檢修制度。應包括設備檢測、修理的計劃管理與技術管理，檢修費用核算，以及外委修理的各項要求。
⑶具體專項管理辦法。企業針對設備管理的專項工作，制定具體的專項管理辦法，可以包括以下8種：特種設備管理的專項工作、關鍵設備管理辦法、設備安裝驗收管理辦法、設備運行狀態檢查（點檢）辦法、設備轉讓管理辦法、設備報廢管理辦法、設備檔案管理辦法、設備經濟技術指標考核辦法。
⑷專項技術規程。企業應對設計較深的設備管理技術工作，制定完善技術規程，主要有以下4種。
①設備操作規程。對不同型號、規格的各類設備應制訂專門的操作規程，應包括操作要領和操作程序以及應急注意事項。
②設備維護（保養）規程。依據設備日常維護和一、二級保養的不同要求，制定維護工作的基本要求與工作程序，同時應明確操作工與維修工的不同職責。
③設備修理規程。主要針對設備大修理工作的預檢、解體、零件精度與性能測試、零件修配、裝配、噴漆等項工作制定各階段工作的技術要求與進度。
④設備改造規程。針對不同的設備改造項目，制定主要技術要求與工作程序。
2、制定、執行企業設備管理規章制度的基本要求
企業設備管理規章制度的作用在于指導和約束企業各項設備管理工作，因此必須抓好制定和執行兩個重要環節。具體講，有以下4方面的要求。
⑴制定各規章制度應有明確的目的性，制度內容具有良好操作性和檢查執行情況的具體措施。
⑵規章制度發布后，應由責任部門負責貫徹、執行，并檢查實行中發現的問題，及時反饋，不斷完善。
⑶對違反規章制度行為，一定要認真、妥善處理，不走過場，保證規章制度的權威性。
⑷根據國家、行業、地區和相關法律、法規的出臺或修訂，適時修改企業規章制度，保持政策的一致性。
綜上所述，即企業設備管理基礎工作的全部內容。在開展上述各項工作時，既要注意每項基礎工作的獨立性，更要重視它們之間的關聯性。例如：大量原始憑證所記載的事物，均是管理數據統計的依據；許多原始憑證可能成為歸入擋案的材料；開展企業經濟技術指標考核工作則依賴于完整、準確的工作定額；各項工作制度不斷完善，將有利于包括基礎工作在內的企業設備管理水平的逐步提高。
此外，在加強設備管理基礎工作的過程中，也要主要引入信息管理基數手段，研發計算機應用軟件和建設網絡工程，這將大大提高各項管理基礎工作的準確性與工作效率。